Sistemas multiusuario de punto de venta y sistemas de varios sitios (parte 2)

Parte 2a: ¿Qué sistema o red multiusuario debo comprar?

¿Cómo elegir qué sistema multiusuario o de red para comprar? Este artículo plantea preguntas que quizás ayuden sobre las necesidades individuales de tu empresa.

En primer lugar, ¿cuántos usuarios estarán en esta red ahora?

Dos, tres o 33 ... hace una diferencia. Algunas redes sólo admiten cuatro o cinco usuarios antes de que tengan que actualizarse. Algunas redes no se pueden actualizar y deben ser reemplazadas cuando se alcanza un número máximo de usuarios.

¿Cuántos usuarios podrían estar en esta red en los próximos tres años?

Debes tratar de comprar una red que cubra tus necesidades para los próximos tres años. Tratá de ser lo más preciso posible al estimar el número de usuarios que tendrás en el futuro.

Los costos asociados con una configuración de red son los siguientes:

  • Instalación de la red - Esto puede ser de 30 minutos a 30 horas (o más) dependiendo de la sofisticación de la red, dependiendo del tamaño del edificio y otros factores.
  • Capacitar a los empleados cómo usar la red
  • El coste del software de red
  • El costo del hardware de red
  • Un consultor
  • El costo del cableado - Esto puede ser incluso mayor que el costo de la red si el cable tiene que ser ejecutado a través de paredes y pisos de concreto o por los ejes del ascensor o equipo inámbrico. Las áreas urbanas con edificios antiguos experimentarán problemas diferentes a otros.

¿Quién va a cuidar y realizar el mantenimiento necesario para la red?

Algunas redes son simples y fáciles de mantener. Cuanto más sofisticada sea una red, más complicada será mantenerla. De hecho hacerlo así puede estar más allá de la capacidad de cualquier persona en tu negocio. Si ese es el caso, tendrás que evaluar el costo por hora de un consultor de red. Aunque él o ella puede ser necesario sólo unas pocas horas al mes, es bueno tener una estimación de los costos por adelantado.

¿Qué tipo de programas estarán en la red?

¿Serán programas de procesamiento de textos, de bases de datos, específicos de la industria o de contabilidad? ¿Varias personas las usarán al mismo tiempo?

He aquí un hecho extraño: el software que permitirá que varias personas lo utilicen al mismo tiempo cuesta más que un software que sólo admite a un usuario a la vez. ¿Por qué? Porque es más complicado desarrollar ese software. Por ejemplo, si dos personas están usando un programa de contabilidad y ambos quieren trabajar en el mismo archivo del cliente al mismo tiempo, ¿qué sucede? ¿Quién puede verlo? ¿Pueden ambos hacer cambios al mismo tiempo?

En un programa de software que sólo admite a un usuario a la vez, el desarrollador de software no tiene que preocuparse por lo que podría suceder en tal circunstancia. Pero en programas de software multiusuario, lo hacen. En consecuencia, estos programas son significativamente más difíciles de desarrollar y cuestan más para comprar.

¿Tendrás que comprar un nuevo software multiusuario?

El software que estás utilizando ahora (si lo hay) puede ser para un solo usuario, lo que significa que sólo una persona puede utilizarlo a la vez. Si esperas tener dos o más personas que lo utilizan a la vez, ¿funcionará? En caso de duda, consulta al asesor. Tal vez incluso conseguirlo por escrito, pero hacerlo bien. Los costos pueden variar ampliamente.

¿Estarás compartiendo periféricos?

¿Están todos compartiendo una impresora láser? ¿La red permitirá que alguien que no esté conectado a ella, utilice la impresora? ¿Esperas compartir otros dispositivos? Tomate tiempo para pensar en estas cosas. Determinar dónde se colocará el equipo es un ejercicio útil.